Conditions générales

A) – Règlement de consultation des ouvrages et documents
de la bibliothèque régionale

1. Rôle de la Bibliothèque des Amis de Montluçon :
   –  Conserver, enrichir et mettre en valeur le fonds régional.
   – Conserver certains fonds patrimoniaux privés ainsi que les archives d’historiens régionaux.
   – Mettre à la disposition du public un large choix de documents en facilitant l’accès à la documentation aussi bien aux amateurs d’histoire locale qu’aux historiens qualifiés.
2. Consultation des documents :
   – L’accès gratuit au prêt et à la consultation sur place sont ouverts à tous les adhérents.
   – Les non-adhérents peuvent également consulter sur place moyennant une participation forfaitaire de 5 € pour un après-midi.
   – Certains documents sont exclus du prêt, soit en raison de leur mauvais état de conservation, soit par leur ancienneté ou leur rareté et fragilité. Ils peuvent cependant être consultés sur place mais aucune photocopie ne sera autorisée. Ils pourront être éventuellement photographiés à condition de ne pas utiliser de flash.
3. Modalité du prêt :
   – Le prêt est consenti à concurrence de 3 documents pour 3 semaines par adhérent avec prolongation possible si les titres ne sont pas demandés par d’autres lecteurs.
   – En cas de retard dans la restitution des documents empruntés, les responsables de la Bibliothèque se réservent le droit de prendre toutes dispositions pour assurer le retour desdits documents (rappels téléphoniques ou écrits).
   – En cas de non restitution, le remboursement ou le remplacement du document sera exigé.
   – La reproduction partielle du document écrit n’est tolérée que pour un usage strictement personnel.
   – Le lecteur est responsable du document qu’il a emprunté. Il doit le rendre en bon état.
4. – Accès à la bibliothèque :
   Dans un premier temps, l’accès à la bibliothèque se fera après avoir pris rendez-vous avec un des responsables de la bibliothèque.

B) – Règlement de consultation des archives

1. Les archives des Amis de Montluçon, de statut privé, sont classées en série AM. Seules les archives triées, classées, cotées et inventoriées peuvent être consultées.
2. La consultation des dossiers d’archives s’effectue sur rendez-vous préalable, exclusivement dans la salle de consultation de la bibliothèque des Amis de Montluçon, sous la surveillance d’un membre de la société des Amis de Montluçon dûment habilité. Le prêt à domicile est exclu.
3. L’inventaire des archives peut être consulté sur place en salle de consultation ou par envoi électronique sous format PDF. Une orientation de recherche préalable à la consultation peut être réalisée par un membre dûment désigné de la société des Amis de Montluçon.
4. Un bulletin de demande de communication de documents doit être dûment renseigné, daté et signé avant toute communication de boîte d’archives, de dossier hors-format ou de registre.
5. Afin d’éviter tout mélange de documents appartenant à des dossiers ou des liasses conservés dans des cartons distincts, il n’est communiqué qu’un seul article (carton d’archives, dossier d’archives hors-format ou registre) à la fois, excepté lorsque la recherche nécessite une comparaison diplomatique ou scientifique de documents. Le lecteur est tenu de respecter scrupuleusement l’ordre de classement des pièces et prié de signaler au personnel d’accueil tout désordre ou manque de document qu’il serait appelé à constater.
6. Les documents ayant fait l’objet d’une numérisation intégrale ne sont consultables que sous forme numérique, sur un ordinateur appartenant à la société des Amis de Montluçon.
7. Le lecteur est autorisé à effectuer des photographies sans flash des documents intéressant le cadre de sa recherche. À sa demande, certains documents peuvent être numérisés en différé, moyennant une rétribution de 0,20 € par prise de vue, auquel s’ajoute, en cas de demande de tirages sur papier, une rétribution de 0,20 € par copie de format A4 et de 0,40 € par copie de format A3. Une facture pro forma est établie pour toute demande et doit être réglée avant l’envoi des images ou des tirages sur papier. Pour les commandes importantes, un devis sera établi et devra être formellement accepté et son montant acquitté avant sa réalisation. Le cas échéant, les frais de port postaux sont facturés.
8. Le lecteur est appelé à manipuler les documents avec la plus grande attention. Il ne doit pas écrire ni s’appuyer sur les documents lors de la consultation. Il doit signaler la présence d’éventuels documents en mauvais état de conservation. Toute action malveillante susceptible de porter atteinte à la bonne conservation et intégrité des documents entraînera l’exclusion définitive de l’accès à la consultation des archives des Amis de Montluçon.

C) Réutilisation des informations

1. La réutilisation des images effectuées à partir des documents d’archives est libre dès lors qu’elle n’a pas de caractère commercial et que les documents sont libres de droit. Il appartient au lecteur de vérifier que les documents qu’il reproduit ne sont pas soumis au droit d’auteur, notamment pour les publications, les photographies et autres œuvres de l’esprit. Toutefois, en cas de publication, de représentation (Powerpoint, montage audiovisuel, exposition, support pédagogique…) ou de diffusion sous toute forme que ce soit, les références suivantes doivent être systématiquement portées à proximité des documents ou au titre des métadonnées : Archives des Amis de Montluçon, cote du dossier/liasse/registre (ex. : Archives des Amis de Montluçon, 2 AM 454, dossier 8).
2. La réutilisation des images effectuées à partir des documents d’archives doit faire l’objet d’une autorisation écrite préalable de la part du président des Amis de Montluçon, voire d’une convention de réutilisation, dès lors qu’elle prend un caractère commercial (publication d’ouvrage ou de produit physique ou numérique à but lucratif, publicité, service ou téléservice à accès payant, etc.). Les demandes sont à adresser à : M. le Président des Amis de Montluçon, 19 rue de la Peyruis, 03170 Chamblet.

Fait à Montluçon le 8 septembre 2018.

Le Président des Amis de Montluçon